Effizienz ist der stille Erfolgsturbo, kaum sichtbar spart er viel Aufwand und macht Eindruck. Wie wichtig eMails heutzutage sind, braucht niemand mehr zu sagen. Dennoch bin ich immer wieder verwundert, wie viel hier falsch gemacht wird. Nach Tricks rund um die Signatur [LINK] und die Anhänge [LINK]
- Reduziere Deinen Absender-Namen auf 20 Zeichen.
Mobile Geräte sind mittlerweile das Medium Nr. 1 zum Lesen von emails. iOS, Google Mail und auch das Ipad - sie kürzen lange Absender-Namen und das kann echt dumm aussehen:
| Voller Name | Gekürzt in iOS |
| Claudia Geigers, Alkovener Gartenausstellung | Claudia Geigers, Alk |
| Markus Heikers, Deppendorfer Brauunion | Markus Heikers, Depp |
| Kollerer Klaus, Bombardier | Kollerer Klaus, Bomb |
| Alternative | |
| ASG, Claudia Geiger | ASG, Claudia Geiger |
| Markus Heikers | Markus Heikers |
| Bombardier, Kollerer | Bombardier, Kollerer |
- Halte den Betreff kurz: nur 35 Zeichen maximal
So zeigen Android & iOS email-Programme die gesamte Zeile ohne abzukürzen. Lange Präfixe wie: "ABC Wochenemail 35/2014" oder "Aktueller Verkaufstipp" stehlen Platz ebenso wie Doppelungen von Absender und Betreff ("Von: "Hugo Müller", Betr.: "Hugo Müllers aktueller Tipp: so verdienen Sie 2015 das Doppelte".
- Verwende eindeutige Betreffszeilen
Dass ich das 2014 noch schreiben würde, hätte ich auch nie gedacht aber just in den letzten 2 Tagen kamen Mails mit den folgenden Betreffszeilen:- "Neu"
- "" (Kein Betreff)
- "Eine Frage"
Nicht nur ist der Betreff aussagelos, wenn man nach 200-300 weiteren Mails - also bei vielen nach 2-3 Tagen - dieses Mail noch einmal hervorsuchen will, hilft der Betreff schon einmal nicht weiter. Oft sind einfach ein paar Punkte oder Termine zu klären, bevor das Mail beantwortet werden kann. Beispielsweise wurde ich von einer Schulklasse gebeten, einen Vortrag zu halten, die Absenderin ist mir unbekannt, der Betreff ist kryptisch, der Schulname kommt im Mail nicht vor.... auch so scheitert Kommunikation.
Emails sind eine so grundsätzliche Sache, dass die meisten darüber nicht einmal nachdenken. Genau deswegen bleibt hier viel Potenzial auf der Strecke. Stell Dir vor, wenn auch nur eines von 20 Deiner Mails an solchen Trivialitäten scheitert: wie hoch sind die Kosten oder der entgangene Gewinn? Nimm Dir Zeit und verbessere Deine Mail-Kommunikation. Du hast Jahre in Bildung und Erfahrung investiert, lass Deinen Erfolg nicht an solchen Trivialitäten scheitern.
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Es sind nicht nur bahnbrechende Ideen, die das Leben leichter machen. Manchmal sind es die kleinen Tricks, die helfen, den Sand im Getriebe loszuwerden.
Aus der Serie "Stefans kleine Hacks" heute ein Trick, der mich schon Jahrzehnte begleitet und mir manche email-Peinlichkeit ersparte.