Professionelle Mails - Regeln einmal anders, oder: der vielleicht größte Geheimtipp überhaupt

"Beiliegend finden Sie mein Angebot" lautet das erste Mail. 5 Minuten später: "Sorry, jetzt mit Angebot". Optimaler Weise noch mit Smiley.

Das vergessene Attachment...

Das ist wohl jedem schon einmal passiert: man arbeitet stundenlang am Angebot, hat es fertig, jetzt noch schnell das Mail formulieren und weg damit - doch... oops schon hat man auf den Anhang vergessen.

... ist nur ein Symptom, das Problem ist größer

Ein vergessener Anhang ist eine Peinlichkeit, kann aber jedem passieren. Doch das Problem liegt wo anders, denn der Anhang ist das am stärksten sichtbare Problem, aber nicht das eigentliche. Denn wer immer wieder mal auf einen Anhang vergisst, der neigt auch bei anderen Mails mal auf die Begrüßungsformel und mal auf eine Zusatzinfo zu vergessen. Wer in seinen Mails zu unpersönlich wird, wer keine Emotionen mitschickt, wirkt auf die Empfänger früher oder später rüpelhaft.

Häufig fällt uns nach dem Absenden eines Mails ein, dass wir noch etwas vergessen haben. Könnte man ein Mail doch nur zurückholen. Tatsächlich geht das! Naja, mit einem Trick geht das. Für mich zählt dieser Trick zum Verkäufer-Grundwissen.

Ein simpler Trick: die Mailverzögerung per Regel

Viele kennen Regeln in den gängigen Mailprogrammen. Die helfen, Mailboxen zu sortieren - aber auch gefährliche Phising-Mails zu identifiizieren (siehe hier). Wenige aber wissen, dass man Regeln auch auf abzusendende Mails anwenden kann.

Ausgehende Mails verzögern

Wir verzögern einfach alle ausgehenden emails und halten diese in der Postausgangs-Box für einige Minuten. Die Regel dafür ist simpel.

Schritt 1 - neue Regel anwenden

Im Regel-Assistenten gibt es als letzten Punkt der Liste den Befehl "Regel auf von mir gesendete Nachrichten anwenden". Den brauchen wir jetzt.

Schritt 2 - auf alle Mails anwenden

Im nächsten Fenster wählen wir nichts aus, das bedeutet, die Regel wird auf ALLE Mails angewandt, die wir verschicken.

Schritt 3 - Verzögerung auswählen

Wieder der letzte Punkt in der Liste: einfach das Mail um eine bestimmte Anzahl an Minuten verzögern. Ich habe für mich 3 Minuten gewählt.

Schritt 4 - die berühmte Ausnahme

Diese Regel habe ich geliebt - bis zu dem Zeitpunkt als ich dringend noch ein Mail rausschicken musste und vor der Türe das Taxi wartete, welches mich zum Flughafen bringen sollte. Da realisierte ich wieder einmal: jede Regel braucht eine Ausnahme!

Hier wählen wir eine Zeichenkombination, die im Betreff normaler Mails nicht vorkommt, bei mir ist es [s]. Wenn diese Kombination im Betreff vorkommt, wird die Regel nicht angewandt und das Mail geht sofort hinaus. Das ist sinnvoll, wenn ich z.B. mit einem Kunden am Telefon bin und ihm rasch ein paar Unterlagen für das weitere Gespräch zukommen lassen will. Doch Vorsicht: wenn sich daraus ein email-Dialog entwickelt, werden nun auch zukünftige emails die Regel umgehen, bis ich das Ausnahme-Zeichen wieder entferne.

Schritt 5 - Benennen und aktivieren

Das war es auch schon. In weniger als 5 Minuten haben wir eines der üblichen kleinen Ärgernisse im Büroalltag eliminiert. Ab jetzt können Sie jedes Mail nochmal zur Hand nehmen und korrigieren, bevor es endgültig verschickt wird.

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